Team O staat voor Ondersteuning en voor Onmisbaar. Dit team verzorgt alle processen, die geen onderwijs zijn. Een uitdagende klus in een sterk groeiende organisatie. Temeer omdat het team hard toewerkt naar het bereiken van Operational Excellence. Yvette Friebel, manager bedrijfsvoering en projectleider van themateam Bedrijfsoptimalisatie geeft een beeld van de ontwikkelingen.
Yvette: “Met onze groei van de afgelopen jaren is de behoefte aan heldere processen en een sterk ondersteunend team toegenomen. We hadden al een mooie organisatie staan, maar we zijn de eilandjes meer gaan verbinden om het geheel nog sterker neer te kunnen zetten.
Vier jaar geleden had het thema nog geen echte eigenaar. Het was nodig aan onze structuren te werken. FHICT is van nature een innovatieve organisatie. Dat betekent dat er veel enthousiaste collega’s zijn, die willen starten met nieuwe ideeën. Dat zijn niet noodzakelijk de mensen die ook zorgen voor een nauwkeurige implementatie ervan. Naast de ondersteunende processen zoals administratie, marketing en communicatie, personeelszaken, financiën, roosteren, IT, hadden we voor behoorlijk wat taken geen vaste management aandacht. Dat betekende, dat deze verantwoordelijkheden in de portefeuille zat van iemand van het kernteam en dus ‘erbij werd gedaan’. Wil je kwaliteit neerzetten, dan moet er continuïteit zijn én verbinding. We hebben alle ondersteunende teams onder één kernteamlid gebracht. Ik heb in het begin vooral ingestoken op het bevorderen van die verbinding, in het team en met het onderwijs, want dat is uiteindelijk waarom we er zijn.
Huisvesting
Wat we allemaal doen en hebben aangepakt is teveel om op te noemen. Twee belangrijke ontwikkelingen wil ik wel meegeven. Allereerst gaat er veel aandacht naar huisvesting. Zo hebben we te maken met een verouderd gebouw, qua architectuur, infrastructuur en qua behoefte. We hebben stapsgewijs het student-nabij onderwijs ingevoerd. Daar past een andere leer- en ontwikkelomgeving bij dan het traditionele gebouw met lokalen voor 24 leerlingen. We willen toe naar een open omgeving waar een groep van zo’n 150 studenten - een community - op een heel activerende manier onderwijs geniet. Dat gaan we doen in zogenaamde Open ICT Labs (OIL). In de zomer gaan we in Eindhoven, bij wijze van experiment, een vleugel op die manier inrichten. In Tilburg komt er extra ruimte bij die ook vanuit het OIL-concept ingericht wordt.
Verder zijn de huidige voorzieningen veel te klein en willen we uitbreiden. Dat gaat fasegewijs gebeuren. De komende jaren zal er een nieuwbouw verrijzen voor FHICT in Tilburg (2019) en Eindhoven (2020). Naast deze nieuwbouw is op beide locaties aanvullende huisvesting nodig. Dit zijn ingrijpende projecten, die alle processen raken.
Procesverbetering
Om te komen tot procesverbetering hebben we recent al onze processen in kaart gebracht. Daar is een complex schema - de procesarchitectuur – uitgerold, dat menigeen de wenkbrauwen doet fronsen. Hiermee wordt zichtbaar, wat we allemaal doen en hoe complex onze organisatie eigenlijk is. Dat is belangrijk, want verbeteren op een onderdeel bestaat eigenlijk niet. Alle processen grijpen in elkaar. Als je ergens wat verandert, kan dat gevolgen hebben voor grote delen van de organisatie. Denk je ergens handig te zijn, dan kan dat wel eens averechts uitpakken op een ander onderdeel. Wil je daadwerkelijk kunnen verbeteren, dan moet je dus integraal kijken. Onze processenkaart is een belangrijke eerste stap in die richting. We lopen hiermee voorop binnen Fontys, we zijn het eerste instituut dat het zo aanpakt. De komende jaren gaan we hierop doorpakken. We onderzoeken hoe we onze processen kunnen verbeteren door onder andere verspillingen en wachttijden te reduceren, onder andere door het toepassen van Lean.
Doen
Samenwerken is een uitdaging in een sterk groeiende organisatie. Hoe we daar effectief mee omgaan is een zoektocht. Gelukkig hebben we een ontzettend gedreven team. Als we met andere instituten praten, dan is het gaaf te zien hoe ver we al zijn. Doordat we de basis goed op orde hebben, hebben we ook de ruimte en flexibiliteit om in te spelen op veranderingen. Een nieuwe regel of een nieuwe visie, wij doen het gewoon!”
